貸会議室を利用して、より上質な会議をするためのコツ!

打ち合わせ風景

企画を考えてプレゼンテーションをしたり、情報共有を兼ねて打ち合わせを行ったり、何か新しいことを始める時や現在進行形のプロジェクトの成果を高めることなどを目的に行うこと、それが「会議」です。

毎日のように会議をしている企業もあれば、週に1回、月に数回、企業全体で実施する会議は数カ月に1回あるかないか、といった企業もあるでしょう。会議を実施する目的は企業によって異なりますが、会議をしているにも関わらず思ったような効果を得らえていないと感じている場合は、一度会議の内容自体を整理したほうが良いですし、何か変化をもたらす時期が来ていると考えても良いでしょう。

ここ数年、自社の会議室ではなく社外の「貸会議室」を利用する企業が増えています。その理由は、会議室を設けないことで経費削減をするためという目的もありますが、その他にも「会議の質を高める」ことを目的に社外の貸会議室を利用される場合が多いようです。

そこで今回は、自社の会議室ではなく、あえて社外の貸会議室を利用して会議を行う時にいつもよりも上質な会議を実施するためのコツについて色々紹介させていただきます。

社外の貸会議室を利用して会議の質を高めるためのコツ

会議の風景

首都圏を中心とした貸会議室の需要の高まりを受け、最近は多くの企業が自社の会議室でなく社外の貸会議室を利用して、会議や打ち合わせ、時には商談や面接、研修会、セミナーなどを実施しています。
そこで先ずは、社外の貸会議室をより有意義に使って会議の質を高めるコツをいくつか紹介します。

(1)会議の目的を明確にする

社外の貸会議室を利用して会議をする場合、まずはどのような「目的」で会議を行うのかを明確にする必要があります。会議を行う目的が明確化されていれば、社外の貸会議室を利用する場合にもどういったレイアウトの貸会議室を選ぶべきかを検討しやすくなります。
以下では、会議を行う主な目的についてまとめています。

(1-1)これまでの活動報告や連絡事項の共有をするため

会議と聞くと、「活動報告」や「連絡事項」を共有するための集まりといったイメージがまず頭に浮かぶ方が多いのではないでしょうか。企業によって会社の規模はさまざまですが、やはり組織を効率的に動かすためには定期的に情報を共有するということが必要不可欠だからです。
現状の問題点や改善点を考えるためにも、部署ごとに進捗を報告してもらうこと重要ですし、新たな方針が加わった際に関係者全員の認識を合わせるためにも非常に重要な機会です。

(1-2)新しいアイデアを自由に発表するため

関係者が一堂に会する数少ない機会を有意義に使うためにも、「新しいアイデアを自由に発表する」機会を会議で設けることが大切です。
新商品開発のきっかけになるような斬新なアイデアを求めている時は、どのような考えでも歓迎することを参加者に事前に伝えることで、さまざまなアイデアが行き交う面白い会議を実施することができるでしょう。
新しいアイデアを出してもらうためにも、どのようなアイデアに対しても否定的なことは言わないように注意しましょう。

(1-3)上司から部下へのコーチングのため

「コーチング」タイプの会議は、先輩やマネージャーといった上司が部下を教育、指導するために行う会議です。仕事を始めたばかりでまだコツが掴めていない部下に対して、問題の解決策や案件ごとの成功例や失敗例などを共有します。
活動報告や連絡事項のために行う会議でコーチングをしてしまうと、会議全体の目的が失われ、コーチングに関係のない他の参加者の時間を無駄にしてしまう可能性があります。そのため、コーチングを目的に行う会議の場合は関係している参加者のみを集めて、関係のない方はまた別の会議に参加してもらうようにします。

(1-4)問題を発見して解決するため

現在実施しているプロジェクトに対して起きている「問題を発見」し、その「問題を解決」するために会議を行います。思ったような成果が得られていない時や、今後起こりそうなトラブルを未然に防ぐためにも、問題を発見して解決に導くための会議はとても重要です。
このような会議の場合、しばしば現在の状況に対する不満や愚痴ばかりになってしまうケースがありますが、あくまでも問題点は何か?ということを意識して会議を進めることが大切です。
また、メインとなるのは実際に作業をしている当事者です。現場で働く社員の話から問題点を発見して、解決するには何をどうしたらいいかを考えます。

(1-5)意志決定をするため

自由にアイデアを発言する機会を設ける会議とは違い、最終的に「意思決定をする」ことを目的に行う会議もあります。

(2)貸会議室のレイアウトを工夫する

社外の貸会議室のメリットは、会議の目的に合わせて会議室の広さなどを自由に選べるということです。自社の会議室の場合、参加者の収容人数が限られてしまいますし、テーブルや椅子などのレイアウトのバリエーションにも限界があります。
社外の貸会議室であれば、会議を行う目的に合わせて「レイアウトを工夫する」ことができます。
例えば、会議質のレイアウトでよく用いられるのが“口の字形式”のレイアウトです。文字通り、口の形のようにテーブルを設置して、外側に椅子を設置します。
その他、ホワイトボードやスクリーン、プロジェクターなどを設置して会議を行う場合は、“コの字形式”のレイアウトにすると映像を見ながらでも会議をスムーズに進めることができます。

(3)ホワイドボードなどの備品を効果的に活用する

社外の貸会議室は、自社で所有していない「備品」を気軽に利用できるといったメリットがあります。
中でも、思いのほか場所を取ってしまうホワイドボードも貸会議室であれば安くレンタルできるため、効率よく会議を進めるためにも効果的に活用しましょう。
ホワイドボードには、参加者全員に会議の目的や趣旨を伝えるために要点を箇条書きにまとめておくほか、貸会議室の利用時間内で結論を出すために会議のタイムスケジュールを分かりやすく書き留めておくようにします。言葉だけでは分かりにくい内容も、ホワイドボードを使うことでイメージしやすくなります。

(4)参加者から意見を引きだせるような雰囲気作りを心がける

貸会議室を利用した会議の質を高めるために必要なこと、それが「参加者から意見を引きだせるような雰囲気作りを心がける」ということです。
人数が多い会議の場合、発言をしないことで眠くなってしまう参加者も多いことから、全ての参加者が満遍なく意見を発言できるような会議にするための工夫が必要です。参加者の発言のしやすさは、テーブルや椅子などのレイアウトの方法などによっても異なるため、色々と工夫を凝らして有意義な会議を行うようにしましょう。

(5)参加者のモチベーションを上げる工夫を取り入れる

参加者のモチベーションは、会議の質に深く関係していると考えられています。
例えば、社外の貸会議室によっては、会議のあとに懇親会や宴会を実施できるように“ケータリングサービス”などをオプションとして追加することができます。参加者同士の交流を深めることができるほか、会議のあとに場所を移動する必要がないといった利便性の良さが参加者に評判で、会議へのモチベーションアップにつながると考えられています。
貸会議室を利用すると、レイアウトの配置をはじめ、会議に必要な備品の準備や設置、ケータリングサービスの準備や片付けなど、すべてを担当のコーディネーターに任せることができるため、会議の責任者にだけ負担がかかることがないこともメリットの一つです。

まとめ

手を重ねるビジネスマン達

社外の貸会議室は、会議はもちろん、打ち合わせや商談、研修会、面接、試験、宴会など、さまざまな用途で利用できることが大きな魅力です。定期的に会議を行っているけど、それほど成果が得られていないと感じている場合は、思い切って社外の貸会議室の利用を検討されることをおすすめします。そして、貸会議室を利用して行う会議の質を高めるために、今回紹介したコツをぜひ参考にしてみてください。